Digitale Transformation bei KKundK und was Sie daraus lernen können

In unserer Blogreihe zur Digitalen Transformation 1-4 haben wir uns den großen Herausforderungen der Digitalen Transformation gewidmet – und damit (hoffentlich) bewiesen, dass wir auch wirklich das umsetzen können, was wir in unserer Mission ankündigen: Wir helfen unseren Kunden aus Unternehmenskommunikation und Marketing, die Herausforderungen der Digitalen Transformation zu meistern und aktiv zur Wertschöpfung des Unternehmens beizutragen.

Nun sind wir aber nicht schon seit unserer Gründung im Jahr 1972 eine Agentur für Digitale Transformation. Angefangen haben wir als Agentur für reine Unternehmens- und Finanzkommunikation, deren Spektrum sich, teils aus einer natürlichen Marktentwicklung heraus, teils aus starkem Eigeninteresse, im Laufe der Jahre erweitert hat – und so sind mittlerweile natürlich auch digitale Produkte in unserem Portfolio zu finden. Und trotzdem: Es ist ein weiter Weg vom Projektmanager für Geschäftsberichte hin zu einem Berater, der die Mission der Agentur nicht nur auswendig aufsagen sondern sie auch umsetzen und entsprechende Empfehlungen für seine Kunden aussprechen kann.

Dementsprechend haben auch wir uns im Zuge unserer Neupositionierung zur Agentur für Digitale Transformation mit den oben erwähnten Herausforderungen konfrontiert gesehen:

• Infrastruktur
• Organisation
• Content
• Selbstverständnis

Schaffen Sie Rahmenbedingungen für das große Ganze: die Digitale Transformation

Vier Herausforderungen in Bereichen, die sich nicht von allein transformieren und die jeder für sich einen unüberwindbaren Berg an Veränderungen, Unannehmlichkeiten und das Verlassen der Komfortzone eines jeden Mitarbeiters mit sich bringen.

Unser Ziel war es nicht, die Transformation in allen vier Bereichen möglichst schnell über die Bühne zu bringen und die Mitarbeiter vor vollendete Tatsachen zu setzen. Wir haben oft genug erfahren und darüber geschrieben, dass dieses Verhalten mit Sicherheit nach hinten losgeht. Daher wurden in einem ersten Schritt die Rahmenbedingungen unserer Digitalen Transformation definiert:

1. Bestandsaufnahme:
   Einfach einen Cut machen und ab morgen nach den neuen Regeln arbeiten; das kann nicht funktionieren. Es gilt, erst einmal eine Bestandsaufnahme zu machen. Was haben wir, wo stehen wir, was können wir, und was wollen wir? Wie soll ich etwas verbessern, wenn ich gar nicht weiß, was und warum.                                                                                            
2. Zeitlicher Rahmen:
   Heute Infrastruktur, Morgen Organisation und bis nächsten Mittwoch dann Content und Selbstverständnis – das klingt so schön, ist aber genau so unrealistisch. Die Digitale Transformation braucht Zeit. Wir haben uns für die Agentur einen Zeitraum von +/- einem Geschäftsjahr genommen. Und den wird es brauchen, denn: Alle Herausforderungen parallel anzugehen, würde den Betrieb lahmlegen, die Mitarbeiter überfordern und die Chefs in den Wahnsinn treiben. Es macht also Sinn, über eine Priorisierung eine zeitliche Abfolge der nötigen Schritte festzulegen.                                                                                            
3. Prioritäten:
   Wie gesagt, alles auf einmal geht nicht. Was also vorziehen, und was ans Ende schieben? Im besten Fall gibt die Bestandsaufnahme schon die Antwort. Jedes Unternehmen – und so auch wir – wird individuell feststellen, wo die eigenen Pain Points liegen, wo Kompetenzen, Strukturen, Informationen fehlen.                                                                                           
4. Eine verantwortliche Person:
   Einer muss den Hut aufhaben, verantwortlich und inhaltlich. Er oder sie dient nicht nur als Organisator, der sich um so banale Dinge wie Terminfindung u.Ä. kümmern muss, sondern auch als Anlaufstelle für Fragen und Probleme, Schnittstelle zwischen Mitarbeitern und Geschäftsleitung und nicht zuletzt als Treiber.

Stellen Sie sich den Herausforderungen – und binden Sie Ihre Mitarbeiter dabei mit ein

Unsere Top-Priorität waren recht schnell gefunden, deshalb wird sie hier exemplarisch beschrieben: Das Thema technische Infrastruktur ist immer ein großes, vor allem wenn, wie in unserem Fall, ein neues Social Intranet eingeführt wird, das weitaus mehr Funktionen (und damit auch Komplexität) liefert als der Vorgänger. Und auch die externe Arbeit mit Kunden und Zielgruppen wickeln wir seit geraumer Zeit zunehmend mit Hilfe von digitalen Möglichkeiten ab. Programme, Plattformen und Tools, die einem die Arbeit erleichtern, Prozesse vereinfachen und Effizienz steigern. Ein wesentlicher Aspekt der Digitalen Transformation. Aber nur dann, wenn man weiß, wie es geht.

Hier haben wir für uns unter anderem Taktiken angewandt, die wir unseren Kunden auch immer wieder in Change-Projekten predigen, aber auch neue entwickelt, die sich aus Gesprächen und Situationen ergeben haben:

• Early Adopter-Ansatz: Wir haben für jede Plattform/jedes Tool einen Early Adopter ermittelt, sprich einen Mitarbeiter, der sich schon sehr früh für das jeweilige Thema interessiert hat, sich aus Eigenantrieb eingearbeitet und das Tool/die Plattform getestet hat. Diese Mitarbeiter sind für Sie von unschätzbarem Wert, denn sie entwickeln sich automatisch, und oft ohne es zu merken, zu Spezialisten und Kompetenzträgern. 

• Learning out Loud: Damit diese Kompetenzen nicht in Know-How-Silos versickern, haben wir interne Schulungen eingeführt, in denen unsere Early Adopter ihr selbst erlerntes Wissen an ihre Kollegen weitergeben – und daraus wiederum selbst für ihre persönliche Entwicklung lernen.

• Hilfe zur Selbsthilfe: Die Einführung jeder neuen Technologie bringt Fragen über Fragen – egal, ob es Schulungen gibt oder nicht. Wir haben hierfür innerhalb des neu eingeführten Social Intranets eine eigene Fragengruppe eingerichtet, um  Fragen, Anregungen und/oder Bugs zu kanalisieren und gezielter beantworten zu können. Diese Gruppe hat recht schnell eine eigene Dynamik entwickelt: Auch Mitarbeiter, die eigentlich die Antwort nicht wissen (können), versuchen zu helfen und posten ihre Ideen zur Lösung – und trainieren als Nebeneffekt so den Umgang mit der Plattform. Sie dient übrigens mittlerweile als zentrales „Ökosystem“ unserer Digitalen Transformation, denn auf ihr findet sämtliche Kommunikation, Organisation und Information rund um dieses Thema statt.

Natürlich wurden außerdem zusätzlich Standardpapiere, wie zum Beispiel eine Governance, entwickelt – aber unser primäres Ziel im Rahmen unserer eigenen Digitalen Transformation war und ist es, die Mitarbeiter als Teil dieser mit einzubinden und so eine bestmögliche Adoption zu gewährleisten und das Gefühl, dazu aktiv beigetragen zu haben.

Lesen Sie hier unsere Blogreihe zur Digitalen Transformation:

Teil 1: Eine neue Agenda für die Kommunikation

Teil 2: Eine neue Organisation für die Kommunikation

Teil 3: Neuer Content für die Kommunikation

Teil 4: Ein neues Selbstverständnis für die Kommunikation