Projekte sind ständig im Fluss und erfordern neben einer soliden Budgetierung vor allem klare Vorgaben von Spielregeln für alle Projektverantwortlichen. Mit diesen Tipps zur Projektplanung behalten Sie langfristig den Überblick.
Wehe, ein Projekt ist gescheitert. Dann finden Schlaumeier schnell plausible Gründe, woran es gescheitert ist und was die Probleme waren: Missverständnisse in der Kommunikation, Unklarheiten in der Aufgabenverteilung, fehlendes Zeitmanagement und so weiter. Die Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge lassen sich dann ganz schnell konstruieren, denn hinterher sind ja alle schlauer. Mit einem sorgfältig aufgesetzten Projektplan muss es dazu aber gar nicht erst kommen.
Natürlich kann ein Projekt komplett ohne Plan abgewickelt werden, doch die Chancen, dass es zugleich erfolgreich, effektiv und effizient durchgeführt wird, dürften eher schlecht stehen. Zudem bedeutet Projektplanung nicht, dass jedes noch so kleine Detail im Vorfeld festgelegt wird. Eine ordentliche Projektplanung bildet die Grundlage dafür, dass Abläufe, Termine und Fortschritte gesteuert und überwacht werden können. Dies wiederum ist die Voraussetzung dafür, dass ein Projektteam effizient agieren kann.
Formulieren Sie ein klares Projektziel!
Neben einem realistischen Zeitplan ist das Wichtigste bei der Projektplanung die Frage nach dem Ziel. Sprich: WAS genau soll mit dem Projekt überhaupt erreicht werden? Erst wenn man davon eine exakte Vorstellung hat, ist das WIE (kann es umgesetzt werden), WER (kümmert sich darum), WANN (soll es fertig sein) im Prinzip leicht. „Projekte leiden häufig darunter, dass von vornherein nicht klar definiert ist, was am Ende herauskommen soll“, sagt Katherina Schneider, Teamleiterin Projektmanagement bei Kammann Rossi. Doch genau darüber muss man sich im Vorfeld Gedanken machen.
Klären Sie vor einer Projektplanung immer die folgenden Punkte:
- Definition des Ziels beziehungsweise des Ergebnisses
- Bestimmung des Projektteams (Kernteam und erweitertes Team unter Berücksichtigung von Zulieferern/Inputgebern oder indirekt Beteiligten)
- Identifizierung und Verteilung der Aufgaben
- Abstimmung des zeitlichen Rahmens
- Erstellung des Projekt- und Zeitplans
Legen Sie Aufgaben mit entsprechenden Teilzielen im Projekt fest. Machen Sie klare Vorgaben, wer sich wann um welche Aufgabe zu kümmern hat. Wenn Sie keine Vorgaben machen, verfolgt jeder individuelle Ziele und Ineffizienz, Stress oder Frust sind vorprogrammiert.
Unterscheiden Sie zwischen Wunsch und Wirklichkeit!
Kommen wir zur Festlegung der Aufgaben und zu deren Verteilung. Das Problem dabei: Fragt man ohne eine klare Aufgabenverteilung die Projektbeteiligten, wer welche Aufgabe im Projekt innehat, wer die Hauptverantwortung trägt, wer die Koordination übernimmt und welche Kommunikationsschnittstellen es innerhalb des Projektes gibt, zeigt jeder auf den anderen. Weisen Sie deshalb jedem Beteiligten eine klare Aufgabe zu. Die Zuständigkeit ist wichtig, damit es keine Missverständnisse gibt, wer wofür wann den Hut aufhat. Zuständigkeitsbereiche können sein:
- Projektleitung
- Redaktion
- Konzeption
- Design
- Druck
- Programmierung
- Fotografie
- Video-Produktion
- Übersetzung
- Lektorat und Revision
- Qualitätsmanagement (Digital oder Print)
- Community Management
- ...
Kommen wir zur Abstimmung des zeitlichen Rahmens. Das Problem dabei: Oft liegen Wunsch und Wirklichkeit weit auseinander. Mit anderen Worten: Wenn Ihr Vorstand oder Ihre Geschäftsführung einen völlig unrealistischen Zeitplan einfordert, laufen die Projekte meist aus dem Ruder. Entweder explodieren früher oder später die Kosten oder der Zeitplan – was mehr oder weniger auf das Gleiche hinausläuft. Planen Sie daher immer realistisch und mit einem ausreichenden Zeitpuffer. Sollten Termine trotz noch so guter Planung dennoch mal aus dem Zeitplan laufen, sind das Organisationstalent des Projektleiters sowie der Zusammenhalt und die Zusammenarbeit des gesamten Projektteams gefragt.
Planen Sie regelmäßige Abstimmungen ein!
Damit Ihr Projekt nicht an „Projektitis“ erkrankt, sollten Sie von vornherein regelmäßige Treffen der Projektbeteiligten einplanen – das können Stand-up-Meetings oder auch Jours fixes sein. Stand-up-Meetings sind kurze Einsatzplanungen, die meist täglich stattfinden, Jours fixes hingegen finden seltener statt und sind dafür etwas ausführlicher, da der Status, die wichtigsten Teilschritte, Ergebnisse und nächsten Ziele besprochen werden. Diese Zwischenschritt-Konferenzen sind ideal zur Organisation des Teams und um alle Beteiligten auf den aktuellen Stand zu bringen, Unklarheiten zu beseitigen oder Probleme zu besprechen. Die Art und Häufigkeit der Treffen ist abhängig von der Art, dem Umfang und der Dauer eines Projektes. Jours fixes zum Beispiel sollten in Hauptphasen mindestens wöchentlich stattfinden; daran muss nicht zwangsläufig das gesamte Projektteam teilnehmen, es sollte jedoch ein Kernteam festgelegt werden. Wichtig ist, dass die Ergebnisse in einem kurzen Protokoll festgehalten werden, auf das alle Teammitglieder Zugriff haben. Die Holpflicht dieser Informationen ist für jedes Teammitglied eine wichtige Spielregel in der Projektplanung und muss für alle Projektmitglieder bindend sein.
Planen Sie bei jedem größeren Projekt Schulterblicke ein – also Termine für die Präsentation von Zwischenständen, um den Fortschritt von Produktionen, Strecken, Kampagnen etc. mit dem Auftraggeber/ Entscheider zu diskutieren. Zu Schulterblick-Terminen können Ideen, Layout- oder Textentwürfe vorgestellt werden. Als Auftraggeber können Sie ein „Go“ erteilen oder Nachjustierung einfordern. Schließlich wollen Sie nicht mit einem Endergebnis konfrontiert werden, hinter dem Sie nicht einhundertprozentig stehen können.
Stellen Sie sich einen guten Projektplan wie ein gutes Rezept vor!
Die Aufgaben und der zeitliche Rahmen sind Grundlage für die Erstellung eines Projektplans mit ausführlicher Zeitplanung. Stellen Sie sich einen perfekten Projektplan einfach wie ein gutes Rezept mit den richtigen Zutaten vor. Wenn nur eine der Zutaten fehlt, vermindert sich der Genuss und ein Gericht erhält nicht den beabsichtigten Geschmack, die gewünschte Konsistenz oder das optimale Aussehen. Neben den wichtigen Zutaten stehen in jedem vernünftigen Rezept auch Zeitangaben für die Zubereitung, damit das Gericht nicht verbrannt oder halbgar auf den Tisch kommt.
Auf die Zubereitung folgt das Abschmecken – wobei wir beim Thema Qualitätssicherung sind. Ein Kardinalfehler in vielen Projektplänen ist die fehlende Zeit für Testings, Lektorat und Revisionen vor Projektabschluss. Verglichen mit einem Rezept bedeutet dies: Das Gericht sieht ganz gut aus, allerdings schmeckt es fade, weil das gewisse Etwas fehlt – da kann einem dann der Appetit vergehen. Bezogen auf ein Projekt heißt das, dass Testings und Schlusskorrekturen unerlässlich sind. Online-Projekte können zwar auch nach Go-Live noch optimiert und korrigiert werden, allerdings ist im schlimmsten Fall der erste Eindruck hinüber. Im Gegensatz dazu gibt es bei Print-Projekten kein Zurück mehr, wenn sie erst mal gedruckt wurden – oder nur verbunden mit nicht unerheblichen zusätzlichen Kosten. Planen Sie daher zum Ende hin immer genügend Zeit ein, in der noch nachjustiert werden kann.
Abschließend noch etwas zu Form und Vorlagen von Projektplänen: Ein Projektplan ist in der Regel ein lebendiges Dokument, das laufend angepasst oder nachjustiert wird. Welche Form Sie dafür wählen, hängt stark vom jeweiligen Projekt ab. Beginnen Sie immer mit der Definition des Ergebnisses und den daraus resultierenden Aufgaben. Sobald Sie eine Übersicht aller anstehenden Aufgaben haben, können Sie sich Gedanken über Zeitplanung, Budget, Ressourcen etc. machen.
Das 360°- Rundumpaket
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