Rechnet sich ein Redaktionssystem für Ihre Mitarbeiterzeitung?

Die Mitarbeiterzeitung wird sich grundsätzlich verändern. Nicht inhaltlich, aber formal. Immer häufiger sehen Unternehmen die Notwendigkeit, ihre Mitarbeiterzeitung nicht nur in einem, sondern mehreren Kanälen zu veröffentlichen. Multichannel-Publishing heißt das Zauberwort, das auch in der Internen Kommunikation immer häufiger fällt. Die Arbeit mit Redaktionssystemen, die das gleichzeitige Veröffentlichen in verschiedenen Kanälen – meist Print, Online und App – erleichtern sollen, steht dann zur Debatte. Aber wann macht der Einsatz eines Redaktionssystems überhaupt Sinn?

Redaktionssystem ist nicht gleich CMS!

Zunächst einmal: Redaktionssysteme sind keine CMS, also Content Management Systeme. Redaktionssysteme arbeiten „Print first“, auf Basis von Grafikprogrammen wie zum Beispiel InDesign. CMS sind für die Erstellung von Website-Inhalten gemacht und arbeiten auf Basis von zum Beispiel Wordpress, Typo3 oder Drupal

Vjoon K4, Woodwing, Censhare oder Interred?

Die bekanntesten Redaktionssysteme in Deutschland sind WoodWing, Vjoon K4, Censhare und Interred. Meist unterscheiden sie sich nur im Hinblick auf ihre Kompatibilität mit Grafikprogrammen und CMS, den Funktionsumfang im Detail, den Komfort ihrer Bedienung – und natürlich den Preis. Manche Redaktionssysteme kann man „von der Stange“ bestellen und mehr oder weniger ad hoc installieren, andere sind erst nach detaillierter Analyse und entsprechendem Customizing einsatzbereit. 

Wer unsicher ist, ob der Einsatz eines Redaktionssystems sinnvoll ist,
sollte die folgenden Fragen für sich beantworten.

Schon bei nur einer Ja-Antwort lohnt sich ein Markt-Check. Denn Redaktionssysteme sind nicht
per se teuer. Oft ist der Preis ausschließlich von der Anzahl der Arbeitsplätze abhängig.
Bei Unternehmen mit Ein- bis Dreimann-Redaktionen bedeutet dies Initialkosten im mittleren vierstelligen Bereich und jährliche Lizenzkosten im oberen dreistelligen Bereich.

Trifft mindestens einer dieser Punkte auf Sie zu? Dann sollten Sie Angebote einholen.

• Sie erstellen die MAZ in Zusammenarbeit mit einer Agentur oder einem freien Grafiker? Der Partner erstellt das Layout, Sie die Texte?
• Sie haben hohe Aufwände im Korrekturmanagement – beispielsweise durch nachträgliche Aktualisierungen von Inhalten oder mehreren Freigabeschleifen?
• Sie möchten aus Ihrer Printpublikation gleichzeitig eine native App und eine Web-App zu erzeugen?
• Sie haben hohe Aufwände, um Inhalte für verschiedene Kanäle aufzubereiten? (Stichworte: responsives Design, Browserkompatibilität und gerätespezifische Apps)
• Sie haben hohe Redigier-Aufwände an gelieferten Basistexten?
• Sie würden den Prozess des Austauschs von Layout-Zwischenständen zwischen Unternehmen und Agentur gerne beschleunigen?
• Sie erstellen Ihre MAZ in verschiedenen Sprachen?
• Sie haben noch keine Bilddatenbank, könnten aber gut eine gebrauchen? (in Kombination mit mindestens einem weiteren Punkt)

(Diese Checkliste hat Frank Sanders für uns zusammengestellt.)

Lesen Sie hier am Beispiel eines unserer Kundenprojekte, wie ein Redaktionssystem die Arbeit an einer Mitarbeiterzeitung erleichtern kann.