Virtuelle Events in der Praxis (mit Video-Beispiel)

In der Live-Kommunikation bleibt für die nächsten Monate leider kein Stein auf dem anderen. Einfacher ausgedrückt: alles fällt aus, nichts findet statt. Was also tun?Unsere Kunden müssen weiterhin intern und extern durch Events informieren und "verkaufen". Der Ausfall einer Leitmesse oder eines Mitarbeiterevents hat durchaus gravierende Folgen für Marketing und Mitarbeiterkommunikation. Das Geschäft bricht ein, der Kulturwandel verzögert sich. Deshalb fragen uns mehr und mehr unserer Kunden und Leads nach "virusresistenten", sprich: virtuellen Formaten.

Besonders seitdem wir letztes Jahr eine enge Partnerschaft mit der britischen Agentur drp eingegangen sind, können wir dabei auf viele Erfahrungen und Projekte zurückgreifen, die für den einen oder anderen hilfreich sein können. Hier eine kurze Beschreibung eines virtuellen "Großevents", z.B. einer Hausmesse, einer Roadshow oder eines Townhalls, und der verschiedenen Module, die dort ineinandergreifen können.

Im Zentrum: Der Broadcast

Moderne Broadcasts sind heute weit vom "Amateurstatus" der 00er-Jahre entfernt. Sie folgen vielmehr dem vertrauten Format von Live-Fernsehübertragungen, inklusive eines professionellen Moderators, zusätzlich eingeblendeten visuellen Inhalten und grafischen Effekten sowie interaktiven Unterbrechungen. Technologien wie 4k-Videoaufzeichnungen, AR- und VR-Elementen sowie begleitende Event-Apps tun ein Übriges, um aus einer solchen Veranstaltung einen (fast) perfekten Ersatz für ein "real-life" Event zu machen, die durchaus einen halben oder ganzen Tag dauern kann.

Die wichtigsten Elemente eines "typischen" Broadcasts sind die folgenden:

Professionelle Moderation

Ein Gastgeber - extern, aus dem Unternehmen oder aus der Agentur - moderiert die Veranstaltung durchgehend, begrüßt das Publikum, führt sie in das Format und den Ablauf der Veranstaltung ein, stellt Zwischenfragen, präsentiert die diversen Vortragenden. Er oder sie fasst zusammen und moderiert wenn möglich auch die Fragen der Zuschauer ein.

Interaktive Präsentationen

Der Kernbestandteil des Broadcasts sind moderierte Sales-, Produkt- oder Thought-Leadership-Präsentationen. Solche Sessions können von einer einzelnen Keynote bis zu einer kompletten Podiumsdiskussion reichen. Es hat sich bewährt und ist mittlerweile kein Problem mehr, während dieser Sessions das Publikum interaktiv mit einzubinden und live Fragen stellen zu lassen. Wir nutzen dazu interne Chat-Tools und Communities oder für externe Events auch Twitter bzw. spezielle Event-Apps. Parallel zum Vortragenden können Präsentationen und Videos dabei übrigens leicht als "Bild im Bild" gezeigt werden.

Wir haben am 20. März einen Demo-Broadcast mit unserem Partner DRPG durchgeführt, in dem wir zeigen, was möglich ist: - Zusammenschalten von Streams aus diversen Studios und Home-Offices - Integration von interaktiven und AR-Elementen, etc. Darüber hinaus besprechen wir in der Runde alle Möglichkeiten und Notwendigkeiten, um ein gutes Ergebnis zu erzielen. Spoiler-Alert: viel braucht es nicht für einen Broadcast - außer guten Content. Bei Fragen oder sogar konkreten Projekten gerne melden, die Event Producer sind auch jetzt schnell einsatzfähig!

Pausen und "Trenner"

Während der Pausen des Hauptinhalts gibt es immer die Möglichkeit zusätzliche Inhalte zu zeigen, z.B. grafisch oder audiovisuell aufbereitete Key Messages oder sogar Inhalte externer Sponsoren.

Mit dieser "Choreographie" hat unser Partner drp schon diverse Großveranstaltungen gestemmt. Unter anderem den globalen Broadcast eines internationalen Anbieters von Games und Sportwetten mit 26.000 Mitarbeitern. Die Ausstrahlung wurde an 10 Standorte übertragen und erreichte mehr als 3000 Teilnehmer. Und einen Sales Broadcast für die Vertriebsmitarbeiter einer globalen Automarke zur Vorstellung von drei neuen Hybrid-Modellen.

Begleitend: Die virtuelle Ausstellung

Begleitend zu einem Broadcast (oder als Standalone-Format) lassen sich sogenannte "virtuelle Ausstellungsstände" als komplette Messen realisieren. Mit Hilfe von Tools wie Cinema 4D gestaltet man dabei dreidimensionale Messe-Umgebungen, die sich kaum von einer "echten" Ausstellung oder Messe unterscheiden, dabei aber in einem normalen Browser und sogar von Mobilgeräten besucht werden können. Diese virtuellen Umgebungen sind eigenständige Foren, in die weitere Inhalte eingebunden werden können. So ist es z.B. möglich, auf den Screens innerhalb eines dreidimensionalen Messestandes Video- und Grafikinhalte zu zeigen, die zum Thema dieses speziellen Standes passen - live oder als vorbereitete Videoinhalte. Auf diese Weise ist es möglich, diverse Produkte oder Themenbereiche auf verschiedenen Ständen gleichzeitig zu präsentieren, die zusammen eine Art Hausmesse oder ein größeres Townhall-Meeting für Mitarbeiter darstellen. Optisch verhält sich die Ausstellung dabei wie "das echte Ding". Der Betrachter kann um die Inhalte "herumgehen", sich seinen eigenen Weg suchen und mit den gebotenen Informationen interagieren. All diese Inhalte können dabei in sehr generische Basis-Technologien wie z.B. eine Wordpress-Website eingebunden werden. Auch eine Besucher-Registrierung in Form einer einfachen Anmeldung ist hier möglich.

Aktuelle "Messe"-Beispiele aus unserem Portfolio sind die Gestaltung eines globalen Townhalls mit verschiedenen thematischen Stationen für ein Anlagenbau-Unternehmen und die Realisierung einer Intranet-Messe für eine große englische Bausparkasse. Teilweise kamen dabei sogar zusätzliche AR- und VR-Elemente zum Einsatz, die eine volle Immersion ermöglichten.

Natürlich steckt am Ende immer einiges mehr an Detailarbeit in der Planung und Durchführung solch virtueller Events. Aber letztlich können wir uns glücklich schätzen, dass wir dank der aktuellen technologischen Möglichkeiten auch in schwierigen Zeiten gute Live-Kommunikation machen können. Wir geben uns bei diesen Formaten vielleicht nicht die Hand - aber miteinander in Kontakt kommen, das können wir dennoch.

Wer mehr über die erwähnten Cases oder Best Practices erfahren will, kann mir gerne an c.rossi@kammannrossi.de schreiben.